Pengelolaan Organisasi Bisnis
Pengelolaan Organisasi Bisnis
Langkah
awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) –
tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu
bisnis.
Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk
dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai
sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
Pernyataan
Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi
itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.
Maksud penetapan sasaran adalah
1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.
2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.
3. Membantu menetapkan budaya korporasi.
4. Membantu manager menilai kinerjanya.
Macam-macam sasaran:
1.
Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode
waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.
3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.
Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah
1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.
2.
Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan
dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT).
3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya
Tujuan
analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan
suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan
memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya
merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
Analisa
lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman
dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan
dan kelemahan suatu perusahaan.
Hierarki Perencanaan dapat
dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional.
Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan.
Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian
rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu
tingkatan ke tingkatan berikutnya.
1. Rencana Strategis adalah
Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya,
prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi
tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan
direksi dan manajemen puncak.
2. Rencana Taktis adalah rencana jangka
pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu
rencana strategis perusahaan.
3. Rencana Operasional, adalah rencana
yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan
atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan
yang lebih rendah.
Karena lingkungan bisnis terkadang sukar
diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan
masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana
alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.
Rencana
Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu
perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis
atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara
yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
Manajemen Krisis.
Krisis
adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan
secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam
menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu
karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat
diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan
bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi
krisis tersebut, dsb.
Proses Manajemen
Manajemen
merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi
untuk mencapai sasarannya.
Perencanaan adalah proses manajemen
yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana
sebaiknya melakukannya.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting
diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan
keuntungan antara lain:
1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.
2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan
3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:
a. Tujuan (objective)
Tujuan
merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka
waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba
sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan
akan diarahkan ke sana.
b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan
atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap
tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi
akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu
pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam
menentukan strategi.
d. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Aturan
merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.
Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.
f. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi
- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan
- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:
- Apa yang harus dilakukan
- Siapa yang melakukan
- Bagaimana melakukannya
Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:
- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)
- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan
- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.
Pengorganisasian
Adalah
proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber
daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :
- Membagi pekerjaan
- Mengelompokan pekerjaan
- Mendelegasikan wewenang
- Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:
-
dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar
organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
Pengarahan
Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.
Dalam
hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi,
memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan
kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan
pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan,
masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
Motivasi
Adalah
proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja
sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer
harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan
tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah
- Kebutuhan pribadi
- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.
Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:
-
Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan
memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan
promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman,
dsb.
- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan
memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu
dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat,
pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.
HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW
Kebutuhan untuk aktualisasi diri
Kebutuhan untuk dihargai
Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi
Kebutuhan akan rasa aman dan tentram
Kebutuhan fisiologis dasar
Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut:
Kebutuhan
fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan
fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup
pekerja
Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari
segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas,
keamanan alat yang dipergunakan.
Kebutuhan untuk dicintai dan
disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas
sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab
dengan orang lain
Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu
Kebutuhan
aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan
cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat
atau talenta yang dimiliki.
Komunikasi
Komunikasi merupakan
proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga
informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)
Yaitu
komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya:
instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan
umum, perintah, teguran atau pujian.
2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)
Komunikasi
ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam
bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
4. Lateral Comunication
Yaitu
komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen
tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran
melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka
merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara
memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.
5. Diagonal Communication
Yaitu
komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang
manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda.
Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD
untuk meminta tambahan karyawan.
Pengawasan atau pengendalian
Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.
Pengawasan
merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya
penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan
dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap
kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi
bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah
1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.
2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.
4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan
koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan,
misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi
atau standard kerja yang ada.
Tipe-tipe Manajer
Walaupun
seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang
sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan
tingkatan dan bidang tanggung jawab.
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.
Manajer
puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan
pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu
perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi,
menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi
perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil
presiden, CEO, CFO, dll
Manajer Menengah adalah manajer yang
bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan
keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik,
manajer operasional, manajer divisi, dll.
Manajer Lini Pertama
adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan.
Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.
Bidang-bidang manajemen antara lain:
a. Manajer Sumber Daya Manusia
- Untuk menerima dan melatih karyawan
- Untuk mengevaluasi kinerja
- Menentukan besarnya kompensasi.
b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.
c.
Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari
produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi,
dan distribusi barang dan jasa.
d. Manajer Informasi yang
bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan,
mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.
Dasar Ketrampilan Manajemen
Manajer
yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia,
konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
a.
Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan
tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan
perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi
antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi
manajer lini pertama.
b. Ketrampilan Hubungan Manusia.
Yaitu
ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja
sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi
manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara
manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di
organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
c. Ketrampilan Konseptual
adalah
kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk
mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di
masa mendatang.
Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk
- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru
- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka
Para
manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual
sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.
d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan
adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.
Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:
1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.
2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.
3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.
e. Ketrampilan Pengelolaan waktu
adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.
Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:
•
Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk
memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan.
•
Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan
menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.
•
Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin
rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga
setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.
• E-mail
f. Manajemen Global
Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat,
teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di
lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing,
perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.
g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi
Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur
korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan
bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan
batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi
menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang
lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan,
pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup
dan kelompok kerja.
sumber :
http://pengantar-bisnis.blogspot.com/2006/10/pengelolaan-organisasi-bisnis.html