Pengertian
Surat
Surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,
maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Pengertian Surat Menyurat
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah
suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan,
pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima
surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai
ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata
bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai
karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif
yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian
baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif
adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis
Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat
digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat
yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik
tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga
surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau
pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun
jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga
surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang
dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang
berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan
kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas
digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,
alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan
kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan
cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat
tertentu
2.
Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya
dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a.
Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang
dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum
Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah
ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas
yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang
dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat
yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat
tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat
yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca
atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain,
melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat
komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan
,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat
komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang
isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat
undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi
dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk
surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang
berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak
maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a.
Surat Sangat
Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a.
Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos,
surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak
begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan
yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya
kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang
dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih
mahal dari surat biasa.
c.
Surat Kilat Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Ciri-Ciri
Bahasa Surat
Bahasa surat
biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat
yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari
salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai
dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan
siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena
itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh
tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak
menggunakan kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas
artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak
bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan
maksud yang dikehendaki.
Cara yang
dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1)
Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)
Menghilangkan basa-basi
3)
Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)
Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang
menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku,
tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian
yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat
yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa
umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.
